Медиапортал

о трансформации

российского бизнеса

15 методов для эффективного управления временем

Время чтения: 6 мин.
Просмотров: 91

15 методов для эффективного управления временем

 

Как правильно расставлять приоритеты, планировать дела и структурировать задачи – в обзоре самых популярных и действенных техник тайм-менеджмента

 

Эффективность нашей работы напрямую зависит от такого ценного ресурса, как время. Научившись грамотно расставлять приоритеты, планировать краткосрочные и долгосрочные дела, структурировать задачи, можно улучшить качество и работы, и жизни. Ниже приведен обзор самых популярных и действенных техник тайм-менеджмента:

 

  1. Готовьтесь к следующему дню с вечера. Список дел на завтрашний день, приготовленный с вечера, поможет тем, кто не любит просыпаться спозаранку, считает психолог Ник Уигнал. Планирование задач позволит заранее, без спешки распределить предстоящую нагрузку. Чтобы облегчить себе утро, можно с вечера приготовить одежду, собрать сумку со всем необходимым, и решить, из каких продуктов приготовить себе завтрак;
  2. Выделите на каждую задачу пять минут. Многие из нас сталкиваются с нежеланием начинать какое-то дело, даже если оно важное и срочное. Принцип «отложу на потом», называемый прокрастинацией, мешает человеку контролировать ситуацию. В этом случае психологи советуют приступить к задаче, выделив на нее хотя бы пять минут.  Это минимальное время позволит включиться в работу без принуждения, ведь подсознательно будет действовать мысль, что в любой момент можно прекратить выполнять задачу;
  3. Поставьте конкретный срок завершения работы. Установление дедлайна – предельного срока, к которому необходимо выполнить работу, помогает успешно побороть прокрастинацию. Причем, по мнению исследователей Массачусетского института технологий, не имеет значения, установлен дедлайн кем-то извне (руководителем, куратором, родственником), либо самостоятельно. В любом случае это поможет заставить себя приступить к выполнению задачи как можно раньше;
  4. Ешьте на завтрак «лягушку». В данном методе бизнес-тренера Брайана Трейси в качестве «лягушки» выступает самое проблемное дело. Эксперт считает, что утром мозг человека менее загружен информацией, а значит сосредоточиться на трудной задаче ему будет легче. Выполнив самое сложное дело, справиться с последующими будет гораздо легче;
  5. Начните день с мелких задач. Авторство метода Getting Things Done, полностью противоположному предыдущему, принадлежит бизнес-тренеру Дэвиду Аллену. По его мнению, можно повысить продуктивность, выполняя в первую очередь незначительные дела, такие как проверка почты, отправка запросов, желательно сразу зафиксировать их выполнение;
  6. Выбирайте желаемое. По методу Марка Форстера человеку, который предпочитает работать без дедлайна, следует попробовать найти «автофокус». Составив список запланированных задач, необходимо медленно проанализировать его и остановиться на пункте, выполнить который захочется больше всего. Если удастся завершить дело в запланированный срок, этот пункт можно вычеркнуть. Если не получилось, то перенести его в конец списка, чтобы вновь его прочесть и сделать выбор из другого пункта;
  7. Отложите задачу на завтра. По методу Марка Форстера, описанного в книге «Сделай это завтра», необязательно сразу приступать к выполнению срочных дел, можно отложить их на другой день. Этот способ предполагает первоначально разделить понятия занятости и работы. Под настоящей работой автор подразумевает дела, необходимые для продвижения в бизнесе и профессии. Такая работа является сложной, обычно вызывает некоторое сопротивление, но именно в ней применяются профессиональные знания. Деятельность, вызывающую чувство перегруженности, но по-настоящему не являющуюся трудной, можно отнести к занятости. Обычно это мелкие задачи, ради которых откладывается настоящая работа;
  8. Разделите большое на мелкое. Огромный объем работы зачастую приводит человека в ужас. В таком случае поможет техника «поедание слона по кусочкам». Миссию, кажущуюся невыполнимой, можно упростить, разделив большую задачу на более мелкие и конкретные составляющие;
  9. Выделите на каждую задачу отдельное время. Результаты исследований, проведенных учеными университета Стэнфорда в 2009 году, показали, что человек неспособен полноценно работать над несколькими интеллектуальными делами одновременно. Например, эксперимент показал низкую результативность восприятия при одновременном чтении и телефонном разговоре. Запомнить детали беседы и проанализировать прочитанное, практически невозможно. Поэтому, чтобы эффективнее выполнить задачу и хорошо запомнить информацию, следует работать только над одним делом;
  10. Фиксируйте время работы. Чтобы научиться управлять временем, повысить продуктивность работы, предотвратить выгорание и выработать силу воли, можно использовать во время работы таймер. Существует несколько модификаций использования таймера, например, техники «90 на 30», или «52 на 17», или «Pomodoro. 25 минут». Каждая из них предусматривает выделение фиксированного времени на работу и на отдых. Они различаются только количеством минут;
  11. Метод иерархии дел. Один из вариантов этого метода – принцип девяти задач: первоначально необходимо определить одно крупное дело, три поменьше и пять незначительных, которые необходимо сделать за день. Таким образом, можно решить глобальную задачу и не забыть про мелкие. Другой вариант – принцип трех дел. Этот способ подходит тем, кто не может сосредоточиться на выполнении долгосрочных значительных целей, а вместо этого заполняет свой день выполнением рутинных задач. Выбор трех приоритетных задач поможет отбросить все несущественное ради главных целей;
  12. Техника Канбан. Чтобы распределить нагрузку с учетом темпа работы, можно использовать таблицу, состоящую из трех столбцов: «необходимо сделать», «находится в работе», «выполнено». Контролируя перенос запланированных дел из первого столбца в последующие, можно увидеть есть ли прогресс в выполнении работы;
  13. Статистика. По мнению экономиста Глеба Архангельского, необходимо вести статистику эффективности своей работы и затраченного на нее времени. Методика включает в себя три этапа: фиксация, определение эффективности, планирование. На первом этапе рекомендуется составить расписание и зафиксировать время, затраченное на выполнение определенной задачи. На втором этапе следует отметить время, потраченное с пользой или же впустую. На третьем этапе на основе полученной статистики можно скорректировать свое расписание;
  14. Работайте в соответствии со своими биоритмами. Клинический психолог Майкл Бреус выражает следующее мнение: желая увеличить эффективности работы, не ухудшая качество жизни, следует составить рабочий график с учетом собственного хронотипа. Всего психолог выделяет 4 типа людей, характеризующихся разными биоритмами в зависимости от идеального режима сна и бодрствования: «медведи», «львы», «волки» и «дельфины». У каждой категории разный период комфортного пробуждения и отхода ко сну, в зависимости от него определяется время максимальной активности и продуктивности;
  15. Матрица Эйзенхауэра. Система, придуманная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, основана на построение матрицы приоритетов. Чтобы повысить свою эффективность, необходимо разделить все свои дела на несколько категорий. В первую категорию следует включить все то, что сделать особенно важно к определенному сроку. Список таких дел необходимо писать с дедлайнами. Ко второй категории следует отнести важные дела, не имеющие конкретного срока исполнения. К третьей категории относятся срочные, но незначительные задачи, которые возможно делегировать. И наконец, в четвертую категорию следует включить дела, не относящиеся к важным или срочным. Зачастую именно они «пожирают» наше время (просмотр телевизора или ленты соцсетей, видеоигры). От таких дел желательно отказаться или выделить на них минимум времени.
09.04.2021
Три совета для бизнес-лидеров
Как изменится бизнес после пандемии и что руководителям компаний ожидать в долгосрочной перспективе?
В чем сила доверия
Как восстановить авторитет бизнеса и государственных структур на фоне общего разочарования их действиями в пандемию
Как пандемия трансформировала рынок труда в США
Компания Deloitte выяснила, как удаленная работа из дома изменила повседневные привычки американцев и чем это обернулось для экономики Соединенных Штатов
Страховщики не торопятся в офисы
Согласно недавнему опросу руководителей страховых компаний по всему миру, большинство респондентов планируют вернуться к офлайн-работе не раньше 2022 года
Проблемы в бизнесе отходят на второй план
По опросам более 7 тыс. представителей малого и среднего бизнеса в России, количество сложностей в их работе постепенно сокращается
Время, вперед!
10 цифровых способов повысить производительность труда
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo