Пандемия повышает эффективность бизнес-процессов

В антихрупких компаниях постоянно идет поиск новых алгоритмов и технологий решения бизнес-задач. Ведь даже негативные изменения могут дать стимул к развитию. Так, коронакризис помог руководителям обнаружить низкую эффективность некоторых рабочих процессов, стимулировал повышать компьютерную грамотность сотрудников и развивать новые форматы работы. В этом материале мы рассказываем о том, какие нововведения появились в компаниях в ответ на ограничения, вызванные пандемической реальностью.

Сергей Третьяков, школа и кафе-кондитерская «Кондитория»: «Я всегда говорю: когда пространство освобождается, оно заполняется чем-то другим. Мы начали делать то, чего никогда не сделали бы в прежнем мире, до пандемии. Это очень круто, потому что в этот момент появляются новые возможности».

Среди участников Панели малого бизнеса ФОМа 27% предпринимателей говорят о том, что пандемия в той или иной мере оказывает положительный эффект на их бизнес.

1. Эффекты цифровизации компаний

По мнению руководителей компаний, одним из главных полезных эффектов пандемии является активное внедрение интернет-технологий. Освоение онлайн-практик часто было вынужденной необходимостью и требовало дополнительных финансовых вложений. Однако в большинстве случаев все вложения оказались оправданными: бизнес-процессы были оптимизированы, эффективность команд повысилась.

Интеграция онлайна и офлайна. Важным трендом во всех отраслях стало внедрение онлайн-инструментов, и многие компании при создании продуктов и услуг начали сочетать онлайн- и офлайн-форматы. Особую популярность интеграция форматов набирает в ивент-отрасли. Представители ивент-индустрии все чаще проводят гибридные мероприятия, где действие происходит и в онлайне, и в офлайне.

Использование онлайн-технологий положительно отразилось на коммуникации с клиентами. Благодаря дистанционным встречам компании и их заказчики существенно экономят время и успевают больше. Так, генеральный директор TalentTech отмечает, что с началом пандемии ожидал снижения деловой активности, однако бизнес достаточно быстро перестроился на взаимодействие в онлайне.

Евгений Барулин, IT-холдинг TalentTech: «Мы работаем в B2B-сегменте, где раньше, чтобы о чем-то договориться, нужно было несколько раз встретиться с клиентом лично. Сейчас это стало невозможным, и я ожидал, что деловая активность снизится, увеличатся циклы сделки, потому что надо будет дожидаться личных встреч или окончания пандемии. Однако бизнес достаточно быстро перестроился, что положительно сказалось на нас».

А Анна Лунегова, основатель студии йоги «Материал», рассказывает, что по просьбам клиентов студия не стала отказываться от онлайн-формата после снятия ограничений. Люди могли регулярно посещать занятия, даже соблюдая режим самоизоляции или находясь в других странах.

Анна Лунегова, студия йоги «Материал»: «Сейчас все пытаются сделать онлайн-продукт максимально качественным и достойным, чтобы занятия по-прежнему проходили на высоком профессиональном уровне. Реалии сегодняшнего дня побуждают нас быть успешными в нынешних обстоятельствах. А значит, проявлять новые качества, делать новые наработки».

Для сети фитнес-клубов «ДОН-Спорт» пандемия также стала катализатором развития онлайн-направления. Компания начала активно воплощать в жизнь новые идеи: проводить онлайн-марафоны, прямые эфиры с клиентами, челленджи, викторины, интерактивы. В результате коллектив «ДОН-Спорта» получил ценный багаж знаний и навыков, который сохранился и после снятия ограничений. Как отмечает Наталия Серафимова, генеральный директор компании, пандемия помогла осознать направления необходимых изменений.

Электронный документооборот. Рост компьютерной грамотности в компаниях способствовал активному переходу на использование мобильных устройств при обмене документами и построении внутренних коммуникаций.

Иван Семчук, IT-компания «Бакка Софт»: «В 2021 году мы зарегистрировали в Российском реестре программного обеспечения продукт, с помощью которого можно внедрить мобильное использование электронного документооборота в компании всего за две недели. Продукт позволяет сотрудникам использовать телефон как безопасный и надежный инструмент для работы с документооборотом, включая функцию электронной подписи».

Кадастровая компания «КОР» уже давно взаимодействует в электронном режиме с государственными структурами, а также некоторыми клиентами и партнерами. Большинство заказчиков раньше отказывалось от подобного формата. Но уже во время первой волны пандемии компания смогла продемонстрировать клиентам преимущества электронного документооборота, что облегчило множество рабочих операций, ускорило и упростило процесс обмена документами.

Онлайн-технологии для обучения и приема на работу. Тренд на «мобилизацию» компаний прослеживается и в процессах, связанных с обучением персонала. До пандемии обучение сотрудников часто проходило в офлайн-формате. Сейчас популярным стало онлайн-обучение – с помощью компьютера или мобильных устройств. Новый формат активно развивается благодаря удобству, скорости и эффективности. Дистанционное образование сотрудников позволяет не только снижать расходы компании, но и более адресно работать с персоналом. А офлайн-методы больше подходят для работы в командах, поскольку дают больше возможностей для налаживания коммуникации.

Александр Садовой, ивент-компания Interactive Solutions Group: «Контроль за вниманием, технологии виртуальной и дополненной реальности, обработка данных в режиме реального времени и множество других digital-инструментов положительно влияют на онлайн-обучение».

IT-технологии все чаще применяются компаниями, в том числе при подборе кадров. Для отбора подходящих кандидатов используются не только видеособеседования, но и искусственный интеллект. Современные технологии более точно, чем человек, могут определить, подходит ли кандидат организации, и даже могут выявить его психотип по мимике и голосу.

Выход на региональные рынки. Помимо этого, цифровизация компаний повысила их территориальную и социальную доступность, а также значительно расширила зону присутствия. Современные технические возможности делают реальным взаимодействие организаций с разными группами потребителей, в том числе инклюзивными. К примеру, если раньше выставочный и просветительский контент Музея русского импрессионизма были рассчитаны непосредственно на посетителей музея, то есть на жителей и гостей столицы, то теперь музей активно осваивает медиапространства и может работать с регионами.

Дмитрий Барсенков, Музей русского импрессионизма: «Если раньше мы делали выставки и просветительские программы, рассчитанные на реальных посетителей, и нашей «зоной поражения» была только Москва, то сейчас мы можем охватить и регионы. Ранее нам для этого необходимо было разрабатывать что-то специальное, а сейчас мы уже готовы предложить продукты, которые позволят жителям регионов познакомиться с русской классической живописью».

.

2. Преимущества удаленного формата работы

Многие руководители считают, что за последний год темп работы их коллективов существенно вырос. Переход компаний на удаленку спровоцировал появление новых способов организации рабочего процесса. Например, теперь многие встречи и переговоры стали проходить в Zoom.

Кроме того, многие управленцы осознали преимущества дистанционного режима работы и не намерены отказываться от него и после завершения пандемии. Удаленка позволила снизить расходы на аренду помещений без сокращения штата и существенно освободить время сотрудников.

Новые инструменты внутренних коммуникаций. Руководители стали применять новые методы работы с персоналом, направленные на сплочение команды и повышение ее эффективности. Так, компания «ДОН-Спорт» после начала пандемии реорганизовала процесс разработки новых услуг. Теперь работа ведется в кросс-функциональных командах. Сотрудники отдела продаж, управляющие, тренеры, фитнес-менеджеры сообща работают над продуктами. По словам Наталии Серафимовой, генерального директора компании, чем больше людей было вовлечено в проекты, тем интереснее они становились.

А Максим Шапорин, руководитель телемедицинских сервисов «ТелеМед» и «ВетЭксперт», отмечает, что первые месяцы пандемии научили его команду более рационально использовать рабочее время. Сейчас на онлайн-совещаниях сотрудникам хватает 40 минут, чтобы обсудить все вопросы, раньше на это уходило гораздо больше времени. В кризисной ситуации коллектив выходит из зоны комфорта и работает интенсивнее, стараясь достичь большей эффективности.

Оксана Селендеева, руководитель школы программирования для детей Coddy, сравнивает перемены во внутренних бизнес-процессах с улучшением метаболизма в организме: коллектив стал работать эффективнее и быстрее. Она объясняет это стремлением поскорее воплотить в жизнь идеи, появившиеся вместе с новыми зонами роста.

Трансформация подходов к планированию и контролю. С переходом на дистанционный режим во многих компаниях стали вводиться системы ежедневной отчетности, чтобы избегать расхождений между плановой и фактической деятельностью и контролировать объемы выполненной работы.

Например, руководство компании «Библиотека ароматов» следило за эффективностью сотрудников на удаленке, обращало внимание на организованность и производительность каждого члена команды. Оказалось, что представители креативных профессий из дома работают эффективнее, чем обычно.

Илья Волков, парфюмерная компания «Библиотека ароматов»: «В креативном отделе все в тонусе именно благодаря дистанционной работе. Потому что, когда все находятся в одном пространстве, присутствует элемент творческого хаоса. А в режиме удаленки работа строится по недельному планированию, по ежедневному чек-листу. И все четко выдают результаты».

Развитие творческого потенциала сотрудников. Адаптация к изменившейся ситуации стимулировала создавать оригинальные идеи и открывать новые горизонты. Во многих компаниях сотрудники смогли расширить свои знания, улучшить навыки работы, заняться изучением другой специальности или полностью сменить профессиональное направление.

Юлия Зарипова, торговая сеть «Лента»: «Для меня, для моего профессионального развития оказалось даже полезным столкнуться с трудностями, которые повлекла пандемия. У меня появилось много интересных идей и планов».

По словам Ильи Слепова, совладельца сети спортивных магазинов «Лаборатория бега RunLab», в его компании попробовать себя в новой роли согласились около 30% сотрудников и некоторые из них ярко проявили себя. Илья Слепов отмечает, что это был очень важный опыт как для команды, так и для бизнеса,