vk.com

Медиапортал

о трансформации

российского бизнеса

Правила корпоративной переписки по e-mail

Время чтения: 3 мин.
Просмотров: 428

восстановить доверительные отношения между сотрудниками

 

На удаленке электронная почта приобрела особую важность, но работа с ней оказалась в состоянии вывести из себя даже самого спокойного человека

 

  • «Я все время думаю об электронных письмах, оставленных без ответа», — рассказывает Мэг Кин. Иногда она решает открыть одно из них, но тут же закрывает письмо и только через год-два решается удалить его. В период, когда основная масса людей перешла на удаленку, корпоративная электронная почта приобрела особую важность, но работа с ней оказалась в состоянии вывести из себя даже самого спокойного человека

 

  • В наши дни жизнь человека постоянно перегружена разными задачами, и найти в себе силы для полноценного ответа по e-mail особенно тяжело. «Чем больше информации у меня в голове, тем меньше места на моем жестком диске», — говорит Мэг: месяцы, проведенные с детьми на домашнем обучении, эмоционально истощили ее. Ей по-прежнему не дают покоя вопросы: как быстро нужно отвечать на электронное послание и каким образом проявить в письме заинтересованность, а не навязчивость? 

 

  • «Я постоянно ощущаю давление», — говорит Кэролайн Вандер Уилт, 36-летняя жительница из Санта-Моники, штат Калифорния, которая работает продуктовым менеджером в технологической компании. Сейчас ее раздражает даже похвала: ведь нужно думать о том, как ответить на комплимент. В результате для Кэролайн неоценимую помощь принесла одна из последних стратегий – отвечать на электронные письма как можно быстрее. Она считает, что скорость восполняет любые недостатки контента

 

  • Дэниел Пост Сеннинг, автор книги «Emily Post’s Manners in a Digital World», говорит, что у нас обычно есть 24 часа, чтобы ответить на электронное письмо, и чем оперативнее мы это сделаем, тем большим преимуществом это может стать. Проявите оригинальность, собираясь написать в ответ вашему визави, например, вместо «привет» используйте словосочетание – «дорогой мистер Джонсон». Когда переписка становится чересчур длинной – она теряет свой смысл. «В мире, где мы постоянно находимся под грузом бесконечных уведомлений со стороны Твитера, Instagram и Facebook – электронное письмо уже рассматривается как нечто формальное, а не реальное обязательство», — считает г-н Сеннинг

 

  • Иногда обдумывание ответа может только ухудшить ситуацию: чем дольше участники исследования, в данном случае агенты по недвижимости и ипотечные брокеры, тратили время на сообщение для каждого клиента, тем хуже в итоге все получалось. «Ты начинаешь чувствовать беспокойство и переписываешь сообщение столько раз, что оно теряет свой смысл», — считает Карл Остроски, консультант из Чикаго. Он часто использует в переписке пятиминутную задержку отправки, запрограммированную в Microsoft Outlook, чтобы проверить, не забыл ли добавить вложение в письмо перед отправкой

 

  • Кроме этого, в его голове часто возникает голос покойной бабушки, ругающий его за грамматические ошибки. Опция «письмо с подтверждением» дает дополнительное время, чтобы быстрым и кратким ответом информировать адресата, что ваш партнер по переписке увидел письмо и ответит немного позже. Кэтрин Ньюман, автор книги «Как быть человеком» («How to Be a Person») из Амхерста, в последнее время делает выбор в пользу эмоциональных фраз в электронной почте

 

  • Она использует слово «Отлично!» вместо обычного «Ок». «Сейчас и так все мрачно, — говорит она, — а подобные фразы дают повод для радости хотя бы на мгновение. Просто сделайте это: лучше поздно, чем никогда». Вернитесь к основам: простые фразы иногда могут иметь отличный эффект. Не уверены, как передать свою благодарность? Используйте словосочетания: «вы сделали мой день» или «это был великолепно». Если приятно удивлены, скажите: «отлично сказано!». Не забудьте и про слова вежливости в письмах: «спасибо», «пожалуйста», «добро пожаловать», «простите» и «я прошу прощения»
21.04.2021

Подпишитесь, чтобы получать больше информации о развитии российского бизнеса от #Трансформа1

Подписаться
BMW анонсировал выпуск электромобиля легендарной 5 серии
BMW анонсировал выпуск электромобиля легендарной 5 серии
На этапе запуска полностью электрического i3 BMW в 2013 году Герберт Дисс заявил, что компания «полностью переработала мобильность». По его прогнозам, эта модель, один из первых электромобилей для массового рынка, «переписывает свод правил этой отрасли»
Президент США Джо Байден рассказал о причинах коллапса международных перевозок
Президент США Джо Байден рассказал о причинах коллапса международных перевозок
«Я знаю, что вы много слышите о «цепочках поставок»», — сказал президент США Джо Байден на прошлой неделе, объясняя американцам, почему их кроссовки, тостеры, велосипеды и мебель для спальни так долго доставлялись
Энергетический кризис в Китае грозит длительным перерывом в глобальной цепочке поставок
Энергетический кризис в Китае грозит длительным перерывом в глобальной цепочке поставок
Владельцы заводов в Китае и их клиенты по всему миру вынуждены готовиться к перебоям в энергоснабжении, поскольку президент Си Цзиньпин решил избавить страну от «угольной зависимости»
4 «постпандемийных» HR-тенденции, ведущие к росту прибыли
4 «постпандемийных» HR-тенденции, ведущие к росту прибыли
Рагу Бхаргава — соучредитель и главный исполнительный директор Global Upside Corporation, ведущий стратегию компании, рассказал о новых HR-тенденциях, которые при тщательном планировании со стороны бизнес-лидеров выведут на чистую прибыль
Что делать, чтобы сотрудники не увольнялись из-за пандемии?
Что делать, чтобы сотрудники не увольнялись из-за пандемии?
Более 15 миллионов рабочих в США уволились с апреля 2021 года, что является рекордным числом, нарушающим работу предприятий во всем мире. Компании изо всех сил пытаются решить эту проблему, и многие вообще не понимают, почему их сотрудники уходят
7 самых больших финансовых бонусов в мире
7 самых больших финансовых бонусов в мире
Самый большой бонус получил Илон Маск, а самый «маленький» — премьер-министр Австралии Скотт Моррисон. За что платят миллионы долларов?
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo