Медиапортал

о трансформации

российского бизнеса

Правила корпоративной переписки по e-mail

Время чтения: 3 мин.
Просмотров: 115

восстановить доверительные отношения между сотрудниками

 

На удаленке электронная почта приобрела особую важность, но работа с ней оказалась в состоянии вывести из себя даже самого спокойного человека

 

  • «Я все время думаю об электронных письмах, оставленных без ответа», — рассказывает Мэг Кин. Иногда она решает открыть одно из них, но тут же закрывает письмо и только через год-два решается удалить его. В период, когда основная масса людей перешла на удаленку, корпоративная электронная почта приобрела особую важность, но работа с ней оказалась в состоянии вывести из себя даже самого спокойного человека

 

  • В наши дни жизнь человека постоянно перегружена разными задачами, и найти в себе силы для полноценного ответа по e-mail особенно тяжело. «Чем больше информации у меня в голове, тем меньше места на моем жестком диске», — говорит Мэг: месяцы, проведенные с детьми на домашнем обучении, эмоционально истощили ее. Ей по-прежнему не дают покоя вопросы: как быстро нужно отвечать на электронное послание и каким образом проявить в письме заинтересованность, а не навязчивость? 

 

  • «Я постоянно ощущаю давление», — говорит Кэролайн Вандер Уилт, 36-летняя жительница из Санта-Моники, штат Калифорния, которая работает продуктовым менеджером в технологической компании. Сейчас ее раздражает даже похвала: ведь нужно думать о том, как ответить на комплимент. В результате для Кэролайн неоценимую помощь принесла одна из последних стратегий – отвечать на электронные письма как можно быстрее. Она считает, что скорость восполняет любые недостатки контента

 

  • Дэниел Пост Сеннинг, автор книги «Emily Post’s Manners in a Digital World», говорит, что у нас обычно есть 24 часа, чтобы ответить на электронное письмо, и чем оперативнее мы это сделаем, тем большим преимуществом это может стать. Проявите оригинальность, собираясь написать в ответ вашему визави, например, вместо «привет» используйте словосочетание – «дорогой мистер Джонсон». Когда переписка становится чересчур длинной – она теряет свой смысл. «В мире, где мы постоянно находимся под грузом бесконечных уведомлений со стороны Твитера, Instagram и Facebook – электронное письмо уже рассматривается как нечто формальное, а не реальное обязательство», — считает г-н Сеннинг

 

  • Иногда обдумывание ответа может только ухудшить ситуацию: чем дольше участники исследования, в данном случае агенты по недвижимости и ипотечные брокеры, тратили время на сообщение для каждого клиента, тем хуже в итоге все получалось. «Ты начинаешь чувствовать беспокойство и переписываешь сообщение столько раз, что оно теряет свой смысл», — считает Карл Остроски, консультант из Чикаго. Он часто использует в переписке пятиминутную задержку отправки, запрограммированную в Microsoft Outlook, чтобы проверить, не забыл ли добавить вложение в письмо перед отправкой

 

  • Кроме этого, в его голове часто возникает голос покойной бабушки, ругающий его за грамматические ошибки. Опция «письмо с подтверждением» дает дополнительное время, чтобы быстрым и кратким ответом информировать адресата, что ваш партнер по переписке увидел письмо и ответит немного позже. Кэтрин Ньюман, автор книги «Как быть человеком» («How to Be a Person») из Амхерста, в последнее время делает выбор в пользу эмоциональных фраз в электронной почте

 

  • Она использует слово «Отлично!» вместо обычного «Ок». «Сейчас и так все мрачно, — говорит она, — а подобные фразы дают повод для радости хотя бы на мгновение. Просто сделайте это: лучше поздно, чем никогда». Вернитесь к основам: простые фразы иногда могут иметь отличный эффект. Не уверены, как передать свою благодарность? Используйте словосочетания: «вы сделали мой день» или «это был великолепно». Если приятно удивлены, скажите: «отлично сказано!». Не забудьте и про слова вежливости в письмах: «спасибо», «пожалуйста», «добро пожаловать», «простите» и «я прошу прощения»
21.04.2021
Три совета для бизнес-лидеров
Как изменится бизнес после пандемии и что руководителям компаний ожидать в долгосрочной перспективе?
В чем сила доверия
Как восстановить авторитет бизнеса и государственных структур на фоне общего разочарования их действиями в пандемию
Как пандемия трансформировала рынок труда в США
Компания Deloitte выяснила, как удаленная работа из дома изменила повседневные привычки американцев и чем это обернулось для экономики Соединенных Штатов
Страховщики не торопятся в офисы
Согласно недавнему опросу руководителей страховых компаний по всему миру, большинство респондентов планируют вернуться к офлайн-работе не раньше 2022 года
Проблемы в бизнесе отходят на второй план
По опросам более 7 тыс. представителей малого и среднего бизнеса в России, количество сложностей в их работе постепенно сокращается
Время, вперед!
10 цифровых способов повысить производительность труда
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo